Le Collège de Paris a déployé Hyperplanning pour centraliser la planification et la gestion de l’emploi du temps des apprenants et formateurs. Ce guide d’utilisation rapide propose un regard concret sur les premières étapes d’accès, la navigation dans l’interface, la création de cours, la réservation de salles et l’exploitation des données de présence. Les exemples proviennent de cas réels, illustrant comment une psychopédagogue, un étudiant en alternance ou un technicien administratif tirent parti des outils numériques de ce système de gestion. À travers des listes pratiques, des tableaux synthétiques et des captures d’écran IA, ce panorama accompagne chaque profil utilisateur dans sa prise en main, en veillant à simplifier la courbe d’apprentissage et à garantir une appropriation collective.
📘 L’article en bref
Hyperplanning, adopté par le Collège de Paris, centralise la gestion des emplois du temps et simplifie la vie des étudiants, formateurs et équipes administratives. Ce guide rapide met en avant les bases pour une prise en main efficace.
- ✅ Accès personnalisé : portails distincts pour étudiants, formateurs et administratifs
- ✅ Navigation simplifiée : vues filtrées, drag & drop et rappels automatiques
- ✅ Gestion fluide des cours : création en blocs, ajout de ressources pédagogiques
- ✅ Suivi optimisé : réservation de salles, pointage des présences et reporting CPF
Accès et prise en main du système Hyperplanning Collège de Paris
Pour démarrer sur Hyperplanning Collège de Paris, il faut distinguer plusieurs profils d’utilisateurs : les apprenants, les formateurs et les administratifs. Chaque catégorie dispose d’un espace dédié avec des droits et des liens d’accès spécifiques. Par exemple, un étudiant peut se connecter via l’espace étudiant Bordeaux ou l’espace UPPA, tandis qu’un formateur utilise plutôt l’accès enseigné à Lille.
- Création de compte : identifiant et mot de passe fournis par l’administration.
- Choix du profil : sélection entre “Apprenant”, “Formateur” ou “Administratif”.
- Authentification renforcée : code OTP par e-mail ou SMS.
- Première configuration : mise à jour du mot de passe et ajout d’une photo de profil.
- Navigation principale : tableau de bord personnalisé selon les droits.
Dans ce premier contact, la clarté de l’interface contribue à limiter les erreurs de connexion. Il est fréquent de confondre les portails par campus ou département : un technicien administratif à Orléans aura un lien différent de celui d’un étudiant en marketing digital à Paris (voir l’accès alternance marketing Paris). L’ergonomie en 2025 a été retravaillée pour offrir des menus contextuels, des raccourcis clavier et des notifications en temps réel.
| Profil | Lien d’accès type | Fonctionnalités principales |
|---|---|---|
| Apprenant | /hyperplanning-bordeaux-acces-etudiant/ | Consultation emploi du temps, inscription aux groupes, consultation notes |
| Formateur | /ipro-lille-acces-espace/ | Gestion de cours, saisie de présence, mise à jour des ressources pédagogiques |
| Administratif | /connexion-mise-a-jour-dossier/ | Paramétrage des semestres, création de créneaux, allocation de salles |
Cette mise en route permet de gagner du temps et d’éviter les relais manuels. L’étape suivante consiste à explorer l’environnement de planification, où la mise en page du calendrier et les filtres avancés deviennent des alliés indispensables.
Insight clé : une première connexion optimisée garantit une adoption rapide et limite les tickets de support.
Navigation dans l’interface : planification et gestion de l’emploi du temps
Une fois connecté, l’interface Hyperplanning présente un calendrier centralisé sur lequel défilent les semaines et les mois de l’année académique. Chaque créneau est associé à une couleur reflétant le type de cours (présentiel, distanciel, atelier, etc.). Les filtres ajustables affichent les sessions par formateur, par salle ou par groupe d’apprenants.
- Vue hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuelle.
- Affichage multi-catégorie : fusion de plusieurs emplois du temps pour comparaison.
- Drag & drop pour replanifier un cours rapidement.
- Options de zoom temporel pour zoomer de 30 min à 4 h.
- Rappels automatiques par e-mail et notifications push.
La gestion du planning bénéficie d’une logique de “bloc” : comme dans le tutoriel INSEEC, créer un cours de 10 séances plutôt que 10 cours d’une séance facilite toute modification ultérieure. En re-déplaçant le bloc, toutes les dates associées suivent automatiquement la nouvelle chronologie.
| Élément de l’interface | Description | Raccourci |
|---|---|---|
| Barre de filtres | Sélection des formateurs, groupes, salles | Ctrl+F |
| Palette de couleurs | Cohérence visuelle des activités | – |
| Mode déplacement | Glisser-déposer pour reprogrammer | G |
Astuce de productivité
Les administratifs peuvent dupliquer un semestre entier en quelques clics, utile pour les formations récurrentes. L’ajout d’un créneau récurrent évite les ressaisies fastidieuses.
Visualiser l’impact d’un ajustement de créneau sur l’ensemble du planning évite les conflits de salle ou de formateur. C’est un véritable levier pour améliorer la satisfaction des étudiants et soulager la charge opérationnelle des services académiques.
Insight clé : maîtriser les filtres et le mode bloc assure une planification fluide et réactive.
Création et modification de cours : un outil numérique au service de l’éducation
Dans Hyperplanning, chaque cours est une fiche riche de métadonnées, essentielle pour le suivi et la traçabilité. On y renseigne le titre, la durée, le formateur référent, les compétences visées et les ressources associées (PDF, liens, vidéos). L’accès direct au descriptif facilite l’orientation des apprenants et la cohérence pédagogique.
- Champ “Intitulé” : nom standardisé selon le référentiel de l’établissement.
- Durée et créneaux compatibles avec le calendrier académique.
- Salle ou lien de visioconférence pré-configuré.
- Regroupement de sessions (bloc) pour modifications globales.
- Ajout de pièces jointes (supports, grilles d’évaluation).
Avant de créer 10 cours séparés, réfléchir au format bloc permet de gagner du temps lors des mises à jour. La mise en relation automatique avec le CPF et l’intégration FOAD assurent une cohérence avec les parcours de formation en ligne. Les établissements utilisent ce module pour interfacer Hyperplanning avec des LMS externes.
| Attribut | Illustration | Usage courant |
|---|---|---|
| Titre | “Marketing digital – niveau 1” | Affichage sur la plaquette de formation |
| Compétences | SEO, SEA, réseaux sociaux | Transmission au référentiel RNCP |
| Ressources | PDF, vidéo YouTube, lien FOAD | Support pédagogique accessible |
La modification d’un cours existant s’effectue via un simple clic sur la fiche : ajout d’une compétence, changement de formateur, remplacement de la salle. Le système prévient automatiquement des conflits et propose des créneaux alternatifs. Les formateurs apprécient la flexibilité et la capacité à s’ajuster à l’évolution du nombre d’apprenants.
Exemple : une session de langues vivantes initialement prévue en salle A205 a été basculée en distanciel, puis rebasculée en présentiel suite à la fin des travaux du bâtiment. En 2025, cette fonctionnalité a permis de réduire de 30 % le volume de tickets IT pour demandes de reprogrammation manuelle.
Insight clé : structurer les cours en blocs et enrichir les fiches garantit une gestion simplifiée et des parcours cohérents.
Gestion des salles et ressources : optimiser les plannings étudiants et formateurs
La réservation des salles apparaît comme un enjeu majeur, surtout lorsque plusieurs formations tournent simultanément sur un même campus. Hyperplanning propose un module de gestion des ressources, intégrant non seulement les salles, mais aussi les équipements (vidéo-projecteurs, visioconférence, matériel spécifique).
- Catalogue de ressources classées par type et capacité.
- Priorisation automatique en fonction du public (alternants, formation continue, etc.).
- Liste d’attente gérée par ordre d’ancienneté.
- Notification en cas de libération anticipée d’une salle.
- Statistiques d’utilisation : taux d’occupation horaire et journalier.
Le tutoriel dédié à l’INALCO (voir le guide INALCO) détaille la configuration avancée du module. On peut y paramétrer des règles métiers : priorité donnée à certaines formations, gestion des créneaux décalés pour les publics en alternance, ou encore verrouillage des blocs de salles lors d’examens.
| Ressource | Type | Capacité / description |
|---|---|---|
| Salle A101 | Présentiel | 40 places, vidéo-projecteur inclus |
| Visio-conférence | Distanciel | Lien Zoom intégré, 100 connexions max |
| Atelier informatique | Équipement | 30 postes PC, imprimante réseau |
Exemple concret : un apprentissage en alternance marketing a dû jongler entre stage en entreprise et modules théoriques le jeudi. Grâce aux règles de priorisation, le planning automatique a rebasculé les heures théoriques dans des salles disponibles en fin de journée. Résultat : zéro conflit et une meilleure satisfaction des apprenants.
Insight clé : maîtriser la gestion des ressources allège la charge logistique et fluidifie l’expérience utilisateur.
Suivi des présences et reporting : mesurer l’efficacité de la formation en ligne
Le suivi d’assiduité constitue un indicateur central pour améliorer la qualité pédagogique. Hyperplanning intègre un module de pointage des présences, utilisable en présentiel (scannage QR code) ou à distance (passeport numérique). Les formateurs valident en quelques clics l’émargement après chaque séance.
- Pointeur QR code généré automatiquement pour chaque session.
- Saisie manuelle ou import CSV pour intégration rapide.
- Export des listes de présence pour le financement CPF (voir financement).
- Tableaux de bord personnalisables selon les indicateurs.
- Alertes en cas d’absences récurrentes au-delà de 2 séances.
Les données de présence se croisent avec le module de reporting pour produire des statistiques sur la fréquentation, le taux de réussite et l’engagement en ligne. Un export vers un BI externe permet d’approfondir les analyses, par exemple en consolidant les taux de participation par formation ou en identifiant les horaires les moins fréquentés.
| Type de rapport | Contenu | Format d’export |
|---|---|---|
| Taux d’assiduité | Pourcentage de présences par cours | PDF, XLSX |
| Analyse de créneaux | Occupation horaire des salles | CSV |
| Être à jour CPF | Reporting pour financeurs |
Un suivi régulier permet de détecter rapidement les groupes à risque et d’engager des actions de remédiation. C’est un levier pour garantir la réussite, particulièrement dans les dispositifs de formation en ligne où l’engagement tend à baisser au fil des semaines.
Insight clé : l’analyse des présences enrichit la vision pédagogique et soutient la réussite des apprenants.
FAQ – Questions fréquentes
- Comment récupérer mon mot de passe perd u ?
Un lien “Mot de passe oublié” sur la page d’accès redirige vers un module d’authentification. Vous recevrez un e-mail automatique pour réinitialiser votre mot de passe. - Puis-je synchroniser mon emploi du temps avec mon agenda Google ?
Oui, les options d’export ICS permettent d’importer l’ensemble des créneaux dans votre calendrier personnel. - Comment signaler un conflit de créneaux ?
Activez l’alerte dans les paramètres de groupe : Hyperplanning vous propose alors des créneaux alternatifs ou génère un ticket auprès du support administratif. - Existe-t-il un accès mobile pour consulter mes cours ?
Une application Hyperplanning mobile (iOS/Android) permet de consulter et d’éditer vos plannings en déplacement. Les notifications push vous informent des changements de dernière minute. - Comment exporter mes données de présence pour un bilan CPF ?
Dans le menu “Reporting”, sélectionnez “Être à jour CPF” puis téléchargez le rapport au format PDF ou XLSX, conforme aux exigences des financeurs.
